Steuertipps von der Expertin – für Shop-Betreiber und die es werden wollen

Alles andere an der TikTok- und Youtube-Influencerin von https://www.wirliebensteuern.com und ihrer eigenen auf E-Commerce spezialisierten Steuerkanzlei ist jedoch alles andere als konservativ – schaut unbedingt mal auf ihren Kanälen auf YouTube und TikTok vorbei! Ihr neuestes Video zum Thema E-Commerce findet ihr hier.

•  Brauche ich für meinen Shop unbedingt Steuerberatung? Du solltest dich zwar immer auch selbst informieren, aber Steuerexperten helfen dir vor allem in den ersten drei Jahren beim Vermeiden teurer Fehler.

• Wie teuer ist ein Steuerberater für meinen Shop? Kommt darauf an, wie viel Beratung du benötigst, was du selbst erledigst oder automatisieren lässt und wie gut du dich vorbereitest. Helen gibt uns eine grobe Einschätzung.

• Was macht ein Steuerberater für Shop-Betreiber? Von der Wahl der richtigen Rechtsform über die Erstellung eines tragfähigen Businessplans bis hin zur Bewältigung der Anforderungen des globalen Handels hilft ein Steuerberater deinem Shop.

Helen Dieckhöfer hat ihr Beraterherz an den E-Commerce verloren

Carola Heine: Liebe Helen, du bist als Steuerberater auf E-Commerce spezialisiert und wir freuen uns, dass du dir Zeit für unsere Fragen genommen hast. Erzähl' doch mal: Warum ist der Online-Handel dein Lieblingsthema? Das ist doch ein sehr komplexes Steuerthema, in das man sich zeitaufwändig tief reinfuchsen muss.

Helen Dieckhöfer: Ja, es ist sogar sehr komplex. Aber das Schöne ist ja: Wenn man einmal durchsteigt, dann ist alles glasklar – so wie bei allen Dingen im Leben. Ich fühle mich einfach total wohl mit diesem ganzen Themenbereich und liebe die Herausforderungen der Mandate im E-Commerce.

Carola Heine: Wenn Händler mit einem Online-Shop starten, müssen sie sich um viele Themen gleichzeitig kümmern. Viele starten einfach und kümmern sich erst um Steuerberatung, sobald sie Fragen haben oder aus Budget-Gründen sogar erst, sobald sie Probleme haben.

Was sollten denn Shop-Gründerinnen deiner Meinung nach bereits vor der Eröffnung eines Online-Shops wissen?

Helen Dieckhöfer: Wer nicht sofort mit der ständigen Unterstützung einer Steuerkanzlei starten will, sollte sich unbedingt ein paar Stunden Zeit nehmen und einige Grundlagen wenigstens einfach mal googeln. Gerade die absoluten Basics kann man sich sehr gut selbst anlesen.

Die Rechtsform, ob man eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen oder bilanzieren möchte. Ob man Ist- oder Soll versteuern möchte – solche Dinge sind ziemlich wichtig. Sobald man dann ein wenig Verständnis für diese Grundlagen entwickelt hat, ergibt es immer sehr viel Sinn, sich für einen Beratungstermin mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammenzusetzen.

Das ist gerade dann eine gute Idee, wenn man nicht von Anfang an 100%ig steuerlich begleitet werden will. So hat man als Gründer die Möglichkeit Fragen, mit denen man nicht weiterkommt, mit einem Profi durchzusprechen und dann auf Grundlage des nun fundierten Wissens erst mal wieder alleine weiterzumachen.

Carola Heine: Gibt es denn eine empfehlenswerte Rechtsform? Ist ein Shop-Eröffner automatisch eine GbR oder geht das als Freiberufler?

Helen Dieckhöfer: Es hat halt alles Vor- und Nachteile, jede Rechtsform ist anders und bringt andere Chancen und Risiken. Dazu kann ich also keine pauschale Empfehlung aussprechen. Aber was ich sagen kann:

Es wäre übertrieben, mit 20.000 Euro Umsatz im Jahr gleich eine GmbH zu gründen. Das lohnt sich schon aufgrund der hohen Verwaltungskosten nicht.

Der Shop-Gründer aus unserem Beispiel ist in aller Regel Einzelunternehmer und gewerblich tätig, Freiberufler kann er also nur in absoluten Ausnahmen  sein.

Die größte Schwierigkeit beim E-Commerce ist, dass man auch als ganz kleiner Händler schon auf komplizierte Sachverhalte stoßen kann, auch und besonders, sobald es um Verkäufe ins Ausland geht.

Deshalb wäre mein Rat an jeden Online-Händler, der gerade erst anfängt, erst mal damit zu starten, innerhalb von Deutschland zu verkaufen. Das internationale Geschäftsfeld würde ich erst angreifen, wenn alles gut läuft und man auch wirklich permanent auf steuerliche Beratung zurückgreifen kann.

Was ist mit Künstlern, die ihre eigene Werke verkaufen?

Carola Heine: Freiberufler, Künstler, Fotografen, Autoren, die ihre eigenen Kunstwerke und Bücher und so weiter verkaufen, die sind dann auch gewerblich?

Helen Dieckhöfer: Nein, die können freiberuflich bleiben, wenn sie nur ihre eigenen Sachen verkaufen. 

Carola Heine: Du empfiehlst, nur in Deutschland zu verkaufen. Aber wenn jetzt jemand die online zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzt, wie Amazon Marketplace, Etsy und Co., dann sollten diese Händler also vermutlich erst einmal vermeiden, ins Ausland zu verkaufen.

Was passiert denn sonst? Brauche ich dann sofort einen Steuerberater: Bei der ersten Bestellung aus der Schweiz, brauche ich sofort jemanden, der mir genau sagt, wie es geht? Was fliegt mir da als Händler sonst eventuell um die Ohren?

Helen Dieckhöfer: Ja, das fängt im Grunde mit der ersten Bestellung an. Auslandssachverhalte sind immer kompliziert, sowohl ertragsteuerlich als auch umsatzsteuerlich. Das Zollrecht darf man dann leider auch nicht vergessen. Man kann sich auch hier ein bisschen durch Google weiterhelfen, aber nicht alle Quellen sind vertrauenswürdig und es ist weitaus komplexer als rauszufinden, welches die geeignete Rechtsform für die eigenen Bedürfnisse ist.

Dieckhöfer & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB

Ab der ersten Lieferung ins Ausland brauchst du im Grunde Steuerberatung

Das ist die große Herausforderung im E-Commerce: Ab der ersten Lieferung ins Ausland kann man es eigentlich nicht mehr alleine machen. Da braucht man dann zwar auch nicht unbedingt eine Rundum-Sorglos-Beratung – aber es macht dann schon Sinn, sich mal mit einem Steuerberater zu treffen und zu sagen: "Ich habe eine Lieferung in die Schweiz. Was muss ich da jetzt tun?" 

Am Anfang ist es auf jeden Fall sehr wichtig, die Hürden überhaupt zu kennen, die einem im E-Commerce begegnen können.

Carola Heine: Was sind denn die größten Hürden?

Helen Dieckhöfer: Die Einstiegshürde ist auf jeden Fall, dass die deutschen nationalen steuerlichen Regelungen – die eigentlich dazu dienen, Unternehmensgründern das Leben ein bisschen leichter zu machen, also zum Beispiel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Ist-Versteuerung – bei Online-Händlern alles machen – aber nicht das Leben leichter.

Wenn man die Voraussetzungen erfüllt, kann man diese Regelungen natürlich alle in Anspruch nehmen, aber die erhoffte Erleichterung tritt meist nicht ein. Das hängt vor allem damit zusammen, dass  die Zahlungsabwicklung über die Marktplätze und Zahlungsdienstleister läuft und man gleichzeitig aber nur extrem unübersichtliche Transaktionslisten von Amazon, Ebay und Co. zur Verfügung gestellt bekommt.

Als Händler weiß man dann häufig gar nicht so genau: Wann wurde eigentlich welcher Umsatz von wem zu welchem Zeitpunkt ausgezahlt.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist es so, dass man das Geld immer erst dann ertragsteuerlich erfasst, wenn man es auch tatsächlich vom Kunden bekommen hat. Wenn das Geld aber zum Beispiel von Amazon und nicht vom Kunden direkt kommt, dann weiß man als Händler oft gar nicht genau, welches Geld da gerade eigentlich eingetroffen ist. Erschwerend kommt hinzu, dass die Marktplätze bei den Auszahlungen auch immer die eigenen Gebühren und Retouren direkt verrechnen und einbehalten.

Das gleiche Problem hat man auch bei der umsatzsteuerlichen Ist-Versteuerung. Das funktioniert vereinfacht formuliert so, dass die Umsatzsteuer immer erst dann an das Finanzamt gezahlt werden muss, wenn der Umsatz tatsächlich bezahlt wurde.

Bei der normalen Soll-Versteuerung muss man die Umsatzsteuer im Gegenteil womöglich schon an das Finanzamt abführen, bevor man die Kundenzahlung vereinnahmt hat. Das führt bei kleinen und jungen Unternehmen häufig zu Liquiditätsproblemen.

Im E-Commerce schießt die Ist-Versteuerung aber am Ziel vorbei, denn: Man weiß ja gar nicht so genau, wann man welches Geld für welchen Umsatz bekommen hat.

Das alles kann für den Shop-Gründer anfangs ganz schön überwältigend sein.

Online-Händler sind coole Mandanten, findet Helen

Carola Heine: Aber du liebst den E-Commerce trotz solcher Hürden.

Helen Dieckhöfer: Ja, sehr. In der Regel sind Online-Händler wirklich coole Mandanten. Sie haben Ziele und Träume. Sie wissen, was sie wollen. Sie sind meistens auch sehr digital aufgestellt und wünschen sich eine voll digitale Steuerberatung.

Das ist genau das, was ich gut bedienen kann und auch will. Außerdem kaufe ich selber viel im Internet, das heißt, ich kann mich mit der Zielgruppe der Onlinehändler total gut identifizieren.

Fachlich ist es herausfordernd, aber weil ich mich gut auskenne und mich auch wirklich für diese Branche interessiere, macht mir gerade das Spaß. Außerdem wird der globale E-Commerce immer wichtiger. Das bietet Wachstumschancen für alle. Auch für unsere Kanzlei.

Carola Heine: Ich fasse zusammen: Schon vor der Erstellung von Marketing-Konzept und der Ermittlung von Lieferanten sollte ein zukünftiger Händler herausfinden, welche Rechtsform er haben sollte – und schon vom ersten Schritt an überlegen, wie Wachstum aussehen könnte.

Denn auch wenn er zunächst nur in Deutschland verkauft, sollte er sich auf eine erfolgreiche Zukunft vorbereiten und lieber Beratung in Anspruch nehmen, als auf Verdacht loszusegeln. 

Helen Dieckhöfer: Ganz genau. Was nämlich auch noch ein wichtiger Punkt ist: Es ist ganz häufig so, dass Online-Händler zu uns kommen, die erst in Jahr 2 oder 3 angefangen haben, sich intensiver mit dem Thema „Steuerberater“ zu beschäftigen. Das führt dann oft dazu, dass die Kosten um ein Vielfaches höher sind, als sie es gewesen wären, hätte man von Anfang mit einer spezialisierten Kanzlei zusammengearbeitet. 

Denn wir müssen dann die letzten zwei, drei Jahre der Vergangenheit, oft unter Zeitdruck, komplett neu aufrollen, um die in der Vergangenheit gemachten Fehler zu korrigieren. Zu sehr an der richtigen Beratung und Unterstützung zu sparen kann also schnell sehr teuer werden: Steuerberatung kostet zwar, erspart aber auch sehr viele kostspielige Kollateralschäden im Nachgang.

Carola Heine: Richtig. Auf Wachstum sollte man vorbereitet sein. Hast du noch einen Tipp zum Schluss?

Helen Dieckhöfer: Man sollte sich schon frühzeitig um digitale automatisierende Tools kümmern, mit dem man arbeiten möchte.

Wenn man die Buchhaltung selber machen möchte, dann sollte man sich trotzdem darum kümmern, dass man jemanden hat, der diese selbst erstellte Buchhaltung immer mal wieder kontrolliert: Jemand mit Ahnung, der Fehlerquellen sofort identifizieren kann.

Es ist halt eine Unternehmensgründung wie jeder andere, nur dass im E-Commerce zusätzlich noch dazu kommt, dass es ein extrem kompliziertes Rechtsumfeld ist.

Carola Heine: Vielen Dank, liebe Helen – und weiter ganz viel Erfolg!

Info für Gründer: Was kostet Steuerberatung für einen Shop?

Steuerberatung, auch Erstberatung, wird normalerweise nach Stundensätzen abgerechnet. Je mehr Fragen man hat, desto länger dauert das Gespräch – daher die Empfehlung von Helen, sich vorher schon einmal schlauzugoogeln. Gut informiert, kommt man mit zwei Stunden meist schon hin und kann dann die ersten Wochen gut informiert alleine weitermachen.

Umfassende detaillierte und regelmäßige Beratung kostet mehr Zeit und Geld. Grundsätzlich kann man sagen, dass Shop-Gründer in ihren Businessplan für die ersten Jahre am besten 2000 bis 3000 Euro Kosten für Steuerberatung aufnehmen sollten, um immer gut beraten zu sein.

Als Shop-Betreiber hast du alle Hände voll zu tun mit den vielen täglichen Aufgaben rund um deinen Online-Shop. Obendrein dann noch das Marketing für deine Produkte – denn ohne geht es nicht. Doch bist du mit dieser Herausforderung nicht alleine: Unser Coaching-Team aus Experten berät dich gerne – melde dich bei uns mit deinen Fragen!

Brauche ich Steuerberatung für meinen Shop?

Ein Steuerberater hilft dir bei einem gelungenen Start in den E-Commerce und beim Vermeiden teurer Fehler. Also lautet die Antwort: Ja, brauchst du.

Was kostet E-Commerce Steuerberatung?

Steuerexperten werden im Regelfall nach Stunden abrechnen. Wie teuer die Beratung wird, kommt also darauf an, wie gründlich deine Vorarbeit und wie umfangreich deine Eigenleistung ist.

Wie kann ich meine Abläufe kostensparend gestalten?

Mit Automatisierung und guten digitalen Tools in deinem VersaCommerce Shop leistest du die Vorarbeit schnell und komfortabel, wenn deine Abläufe dann noch den prüfenden Expertenblick bekommen sollen.